BAB 3 MENGGUNAKAN EMAIL UNTUK KOMUNIKASI

E-Mail adalah salah satu fasilitas tertua dalam penggunaan internet. E-Mail adalah fasilitas internet yang paling sering dipakai.
Surat elektronik (disingkat ratel, ratron, surel, atau surat-e) atau surat digital atau pos elektronik (disingkat pos-el) atau nama umumnya dalam bahasa Inggris "e-mail atau email" (ejaan Indonesia: imel) adalah sarana kirim mengirim surat melalui jalur Internet.
Dengan surat biasa umumnya pengirim perlu membayar per pengiriman (dengan membeli perangko), tetapi surat elektronik umumnya biaya yang dikeluarkan adalah biaya untuk membayar sambungan Internet. Tapi ada perkecualian misalnya surat elektronik ke telepon genggam, kadang pembayarannya ditagih per pengiriman.

Surat elektronik sudah mulai dipakai di tahun 1960-an. Pada saat itu Internet belum terbentuk, yang ada hanyalah kumpulan mainframe yang terbentuk sebagai jaringan. Mulai tahun 1980-an, surat elektronik sudah bisa dinikmati oleh khalayak umum. Sekarang ini banyak perusahaan pos di berbagai negara menurun penghasilannya disebabkan masyarakat sudah tidak memakai jasa pos lagi.
Anatomi Ratel, sebagai contoh:
emailsaya@surabaya.vibriel.net.id
Keterangan:
• emailsaya: nama kotak surat (mailbox) atau nama pengguna (username) yang ingin dituju dalam mailserver
• surabaya.vibriel.net.id: nama mailserver tempat pengguna yang dituju, rinciannya:
o surabaya: subdomain (milik pemegang nama domain), biasanya merujuk ke suatu komputer dalam lingkungan pemilik domain
o vibriel: nama domain, biasanya menunjukkan nama perusahaan/organisasi/perorangan (Vibriel)
o net: second level domain, menunjukkan bahwa domain ini termasuk kategori networking (net)
o id: top level domain, menunjukkan bahwa domain ini terdaftar di otoritas domain Indonesia (id)


Surat elektronik pada mulanya disimpan di dalam sebuah mailserver. Biasanya bila seseorang memakai koneksi ISP untuk sambungan ke internet, ia akan diberikan satu surat elektronik gratis. Surat elektronik yang diterima akan disimpan di server surat elektronik ISP.




Ada dua cara untuk mengakses surat elektronik:
• Dengan cara menggunakan 'browser', seperti Internet Explorer atau Mozilla Firefox. Metode ini disebut sebagai web-based, artinya kita menggunakan media web sebagai perantara ke kotak surat elektronik. Contoh: Yahoo! Mail dan Gmail. Untuk menggunakannya, pengguna haruslah dalam keadaan online. Layanan surat elektronik berbasis web biasanya disediakan oleh penyelenggara layanan email gratis.
• Menggunakan program pengakses surat elektronik (e-mail client), seperti: Eudora Mail, Outlook Express, Windows Mail, Mozilla Thunderbird, Mutt. Dengan menggunakan program seperti ini, seseorang harus mengetahui konfigurasi yang bisa didapat dari ISP. Keuntungannya adalah dapat membaca surat elektronik tanpa perlu terhubung secara terus-menerus dengan internet dan puluhan surat elektronik dapat diterima dan dikirimkan secara bersama-sama sekaligus. Kelebihan yang lainnya adalah perangkat lunak ini menyediakan fungsi-fungsi penyuntingan dan pembacaan email secara offline. Dengan demikian biaya koneksi ke internet dapat dihemat.

Terdapat 2 jenis layanan E-Mail :
Email berbasis web : kirim dan terima dilakukan dalam suatu situs.
Email berbasis client : Dibutuhkan suatu perangkat lunak .

Mendeskripsikan Persamaan dan Perbedaan Mailbox di Kantor Pos (Fisik) yang memiliki Identitas dan Kunci dengan Mailbox E-Mail (Logik) yang Memiliki User ID dan Password

Dibandingkan dengan surat konvensional, E-Mail lebih cepat dan efisien. Isinya juga tidak harus selalu diklarifikasi seperti E-Mail. Pengiriman juga lebih cepat. Penggunaannya pun sederhana, cukup dengan mengetikkan teks tanpa perlu perangko seperti surat biasa.

Menggunakan Alamat Tujuan dan Subjek untuk Membuat E-Mail

Jika kamu tidak punya alamat email maka proses pengiriman email tidak akan pernah terjadi. Untuk itu kamu harus mendaftar terlebih dahulu ke penyedia layanan email contohnya Yahoo!, Gmail, Hotmail, Plasa.
Pendaftaran pada yahoo mail :
1. Buka www.id.yahoo.com
2. Kemudian isi semua data-data dirimu
3. Kemudian klik tombol Buat Akun Saya Menggunakan Yahoo mail:http://mail.yahoo.com
4. Isikan yahoo ID dan password pada tempat yang tersedia.
Bila ingin melihat ada surat masuk atau tidak, klik inbox.Klik salah satu subjek email yang ingin dibuka (sent, draft, bulk, trash)

Melakukan Attachment File dalam E-Mail
1. Pada mailbox yahoo klik compose.
2.Pada kotak :To, ketik alamat email penerima.Subject, ketik perihal/judul email.Cc (Carbon copy)
3. Ketik alamat tembusan yang akan diketahui si penerima.Bcc (Blind carbon copy), ketik alamat tembusan yang tidak akan diketahui si penerima.
4. Ketik isi email pada editor.
Bila ingin langsung dikirim maka klik send namun bila ingin menyisipkan file lanjutkan ke langkah berikutnya.Klik Attach Files.Pilih file yang akan disertakan.Klik Attach Files.Tunggu proses nya.Setelah selesai klik continue to message.Klik send untuk mengirim.

Melakukan Reply dan Forward
Untuk me-reply email :
1 Buka surat di kotak surat.
2 Klik tombol reply, ketikkan email balasan pada kotak editor.
3 Klik tombol Attach Files bila ingin menyertakan data.
4 Klik send untuk mengirim.
5 Untuk mem-forward email
6 Buka surat pada inbox.
7 Klik tombol forward.
8 Tuliskan alamat email tujuan pada kotak To.
9 Klik send untuk mengirim.

Mengelola E-Mail Untuk menghapus email
1 Buka inbox.
2 Pilih email yang akan dihapus.
3 Klik pada bagian kiri sender sampai muncul tanda check list.
4 Klik tombol delete maka file yang dipilih akan terhapus.
5 Untuk email yang masuk folder bulk juga sebaiknya dihapus, karena biasanya merupakan email sampah (spam). Langkah-langkahnya sama seperti diatas tapi yang dibuka bukan folder inbox melainkan bulk.

Melakukan Download Attachment dan Memindahkannya pada Media Lain
Buka email yang punya attachment.
1 Klik nama file attachment untuk mendownload file lampiran.
2 Klik scan and download attachment.
3 Klik download attachment, klik save.
4 Tentukan direktori penyimpanan.
5 Ketikkan nama file.
6 Klik tombol save. Tunggu prosesnya.

Kode Etik Penggunaan E-Mail
Hindari penggunaan huruf capital pada seluruh pesan. Hormati privacy orang lain. Ingatlah bahwa tidak semua orang menganggap lucu apa yang kita anggap lucu. Jangan teruskan surat berantai. Jangan melakukan spam. Perhatikan susunan email forwards.
Selalu isi bagian subject. Ganti subject bila topic berubah. Hapuslah pesan reply yang tidak perlu. Jangan mudah tersinggung.

Beberapa poin penting :
• Jangan mengirim surat elektronik dengan lampiran (attachment) yang terlalu besar (lebih dari 512 kB). Tidak semua orang mempunyai akses Internet yang cepat, dan ada kemungkinan lampiran tersebut melebihi kapasitas surat elektronik penerima, sehingga akan ditolak mailserver penerima. Selain itu, perhatikan juga bahwa beberapa penyedia surat elektronik juga menerapkan batasan tentang jumlah, jenis, dan ukuran surat elektronik yang dapat diterima (dan dikirim) penggunanya,
• Jangan mengirim lanjut (forward) surat elektronik tanpa berpikir kegunaan bagi orang yang dituju.
• Selalu isi kolom subjek, jangan dibiarkan kosong.
• Dalam mengutip tulisan orang lain, selalu usahakan mengutip seperlunya, jangan mau gampangnya mengutip seluruh tulisan orang itu:dalam menjawab surat elektronik orang lain, kutip bagian yang kita tanggapi saja, selain lebih jelas juga tidak memakan waktu / jatah akses penerima, dalam mengutip tulisan orang ketiga, ingat hak cipta: kutip sesedikit mungkin dan rujuk ke tulisan aslinya.
• Jangan menggunakan huruf kapital karena dapat menimbulkan kesan anda BERTERIAK.
• Gunakan kata-kata dengan santun. Adakalanya sesuatu yang kita tulis akan terkesan berbeda dengan apa yang sebetulnya kita maksudkan.

Keamanan data di surat elektronik tidaklah terjamin dan selalu ada risiko terbuka untuk umum, dalam artian semua isinya dapat dibaca oleh orang lain. Hal ini disebabkan oleh karena surat elektronik itu akan melewati banyak server sebelum sampai di tujuan. Tidak tertutup kemungkinan ada orang yang menyadap surat elektronik yang dikirimkan tersebut.

Surat elektronik dapat diamankan dengan melakukan teknik pengacakan (enkripsi). Salah satu program enkripsi yang populer adalah PGP (Pretty Good Privacy). Dengan memakai PGP maka isi akan dienkrip, dan hanya orang yang tertuju dapat mendekripsi dan membaca surat elektronik tersebut. Kerugiannya adalah membuat repot pihak pengirim dan penerima (karena keduanya harus memiliki program PGP, dan pengirim juga harus memiliki kunci umum penerima, dan melakukan enkripsi pesan dengan kunci tersebut).